Adatvédelmi és Adatkezelési Tájékoztató
Adatvédelmi és Adatkezelési Tájékoztató a WInOffice Kft szolgáltatásait igénybevevő ügyfelek részére
AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) szóló 2016/679 RENDELETE (2016. április 27.) - a továbbiakban GDPR – 13. cikkében, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. torvény - a továbbiakban Info. tv. – 16. szakaszában foglaltak alapján a Tormási Kft az alábbiak szerint tájékoztatja a szolgáltatásait igénybevevő ügyfeleit az általa kezelt személyes adatokról, a személyes adatokkal végzett műveletekről, és azok kezelésének gyakorlatáról.
1. Általános tájékoztató.
A WinOffice Kft. mint spotjuke.com portál üzemeltetője a tevékenysége során munkafolyamataiba építve folyamatosan garantálja azt, hogy ügyfelei, leendő ügyfelei személyes adatait kizárólag a jogszabályokban meghatározott célból gyűjti, tárolja, és az általa végzett adatkezelés során ezzel egyidejűleg biztosítsa az érintettek jogainak érvényesülését.
Ez a tájékoztató tartalmazza az Ön személyes adataival végzett adatkezelői műveletek ismertetését úgy, hogy azokat szolgáltatásaink szerint csoportosítva, az adatkezelésre vonatkozó jogszabályok, valamint az adatkezelés tervezett időtartamának ismertetésével együtt, szolgáltatásonként tesszük meg.
Az adatkezelés során Önt megillető jogok, valamint azok érvényesítésének lehetőségéről – tekintettel arra, hogy azok minden általunk végzett szolgáltatáshoz azonos módon érvényesíthetők – a Tájékoztató külön fejezetében rendelkezünk.
Amikor Ön kapcsolatba lép velünk, így például ajánlatot kér szolgáltatásainkra vagy valamelyik szolgáltatást vesz igénybe, úgy ezen tájékoztatóban foglaltak alapján a kapcsolatfelvétel érdekében az Ön által megadott személyes adatait kezeljük, és a meghatározott ideig tároljuk.
A személyes adatok kezelésére vonatkozóan kapcsolatunk minden fázisában lehetőséget biztosítunk Önnek arra, hogy az adott szolgáltatás igénybevételéhez tartozó adatkezelési műveleteket, az érintett személyes adatok körét, valamint a jogainak gyakorlásához, vagy Ön által szükségesnek tartott információkat megkapja. Ebben munkatársaink az Ön segítségére lesznek, az általunk használt dokumentumok is a tartalmaznak az adatkezelésre vonatkozó utalásokat, és ez a Tájékoztató is teljes terjedelmében kinyomtatott formában fióktelepeink ügyfelek által látogatott helyiségében, elektronikus formában a www.spotjuke.com Adatvédelmi és Adatkezelési Tájékoztató címen elérhető.
A Tájékoztatóban foglaltakkal kapcsolatban felhívjuk szíves figyelmét, hogy az kizárólag a WinOffice Kft. által végzett adatkezelői tevékenységre vonatkozik. Munkatársaink segítséget nyújtanak Önnek a tőlünk független adatkezelői tájékoztatók megismerését illetően.
2. Az adatkezeléssel, adatvédelemmel kapcsolatos alapvető fogalmak, ismeretek:
Adatkezelésen jogszabályokban meghatározottak alapján az Ön – mint érintett – és a WinOffice Kft. – mint adatkezelő – között, a WinOffice Kft. szolgáltatásainak igénybevétele miatt, vagy más egyéb okból kialakult kapcsolatban történő személyes adatainak kezelését értjük.
Személyes adataira a közöttünk létrejött szerződésben vagy a közöttünk létrejött szerződés teljesítésével kapcsolatos, és jogszabályokban meghatározott egyéb teendők – például adatszolgáltatás – teljesítése érdekében van szükségünk. Ebben az esetben személyes adatainak kezelésére a különböző jogszabályokban foglalt előírások köteleznek bennünket, így az adatkezelés időtartamát, valamint a kezelt adatok körét nem vállalkozásunk szabja meg.
Az Ön adatainak kezelésére sor kerülhet abban az esetben is, ha Ön tájékoztatást kíván kapni szolgáltatásainkról, személyre szabott ajánlatokat kíván kapni, illetve a szolgáltatásaikról szóló reklám, vagy egyéb marketing anyag, tájékoztató címzettje szeretne lenni. Ebben az esetben személyes adatainak kezelésére az Ön által e tárgyban adott hozzájárulás alapján kerül sor, úgy, hogy amennyiben Ön a továbbiakban nem kívánja igénybe venni ezt a szolgáltatásunkat, úgy kérheti a hírlevél küldés megszüntetését, és azzal egyidejűleg élhet egyéb jogainak érvényesítését illetően.
Személyes adatainak kezelése kapcsán Önt jogok illetik meg – ezek ismertetésére a tájékoztató külön fejezetében kerül sor – vállalkozásunknak kötelezettségei vannak annak érdekében, hogy biztosítsuk személyes adatainak biztonságos kezelését, valamint az idevonatkozó jogszabályokban foglaltak érvényesülését.
A WinOffice Kft. részéről kijelentjük, hogy vállalkozásunk csak a jogszabályokban meghatározott mértékben, ideig, célból kezeli az Ön adatait, úgy, hogy közben biztosítja jogainak érvényesülését, és azt, hogy személyes adatait kizárólag az Ön által is ismert cél érdekében, ügyének intézése céljából az arra felhatalmazott munkatársaink ismerhetik meg.
3. Az adatkezelő megnevezése, székhelye, kapcsolattartásipontok :
Adatkezelő neve: WinOffice Kft.
Székhelye: 6000 Kecskemét, Gyenes tér 11.
Levelezési címe: 6000 Kecskemét, Gyenes tér 11.
Képviselője: Tormási László Tamás ügyvezető Igazgató
Adatvédelmi képviselője: Mihály Zoltán cégvezető, DPO
Telefonszám: 30 70 450 1001
e-mail cím: laszlo.tormasi@spotjuke.com
4. Adatkezelések szolgáltatásonként csoportosítva:
4.1. Tartalomszolgáltatást igénybevevő ügyfelek részére:
4.1.1. Az adatkezeléssel érintett személyek : a tartalomszolgáltatást igénybevevő ügyfelek.
4.1.2. A kezelt adatok:
– az ügyfél neve,
– telefonszáma,
– e-mail címe,
4.1.3. Az adatkezelés célja:
A szolgáltatás nyújtásához szükséges szerződésben foglaltak, valamint az azt megelőző tevékenységhez szükséges feladatok ellátása.
4.1.4. Az adatkezelés jogalapja:
A szolgáltatáshoz kapcsolódó szerződés teljesítése esetén a GDPR 6. cikk (1) bekezdésének b) pontja alapján az adatkezelés jogszerű, ha arra az érintett és az adatkezelő közötti szerződés megkötéséhez, illetőleg teljesítéséhez van szükség.
Vonatkozó előírások:
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Számvtv.) 169.§ (2) bekezdése szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.
4.1.5. Adattovábbítás
Nem kerül továbbításra adat.
4.1.6. Az adatkezelés időtartama
A szolgáltatás igénybevétele esetén a számla kiállításától számított a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Számvtv.) 169.§ (2) bekezdésében foglaltak szerint 8 év,
A szolgáltatás megrendelésének meghiúsulása esetén az esetleges polgári jogi igény érvényesíthetősége érdekében 5 évig kezeljük, ezt követően törjük azokat.
4.2. A WinOffice Kft. szolgáltatásainak igénybevételéhez nem, vagy nem feltétlenül kapcsolódó adatkezelés:
4.2.1. Az adatkezeléssel érintett személyek:
A WinOffice Kft. szolgáltatásait igénybevevő, vagy azokhoz nem feltétlenül kapcsolódóan a WinOffice Kft.-vel kapcsolatba kerülő természetes személyek, akik például kárt okoznak a vállalkozásnak, akikre a szolgáltatások igénybevételével kapcsolatban szabálysértésből, vagy egyéb kötelezettség elmulasztásából adódóan az arra illetékes hatóságok bírságot szabnak ki, vagy akik vonatkozásában az arra illetékes hatóságok adatszolgáltatásra hívnak fel.
4.2.2. A kezelt adatok:
– név,
– e-mail cím,
– telefonszám,
4.2.3. Az adatkezelés célja:
A WinOffice Kft., harmadik személy, vagy hatóság kártérítéshez, vagy a szabálysértési, mulasztási bírság kiszabása esetén az elkövető, károkozó kilétének megállapításához fűződő joga.
4.2.4. Az adatkezelés jogalapja
Az érintetteknek az Európai Unió 2016/679 számú Általános Adatvédelmi Rendeletének (Rendelet) 6. cikk (1) bekezdés f) pontjában meghatározott, az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekek érvényesítéséhez fűződő jog.
4.2.5. Az adatkezelés időtartama
Az igényérvényesítéshez szükséges idő, illetve a követelés elévülésének időtartamáig, azaz a kár vagy egyéb esemény bekövetkeztétől számított öt év.
4.3. A WinOffice Kft. részére önéletrajzot, egyéb munkaviszony létesítésére vonatkozó dokumentumot megküldő személyek:
4.3.1. Az adatkezeléssel érintett személyek:
A WinOffice Kft. részére munkaviszony létesítésére vonatkozó tartalmú, személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat megküldő, álláshirdetésre vagy állásinterjúra jelentkező természetes személyek.
4.3.2. A kezelt adatok:
– név,
– lakcím, vagy levelezési cím,
– e-mail cím,
– telefonszám,
– a pozíció betöltésével kapcsolatban rendelkezésre bocsájtott egyéb adat.
4.3.3. Az adatkezelés célja:
A Winoffice Kft. jövőben megüresedő pozícióinak betöltésére jelentkező természetes személyekkel történő kapcsolattartás.
4.3.4. Az adatkezelés jogalapja
Az érintetteknek az Európai Unió 2016/679 számú Általános Adatvédelmi Rendeletének (Rendelet) 6. cikk (1) bekezdés a) pontjában meghatározott önkéntes hozzájárulása.
4.3.5. Az adatkezelés időtartama
A munkaviszony létesítésre irányuló önéletrajzok, egyéb önkéntesen megküldött dokumentumok kezelésének ideje két év.
5. Adattovábbítás
A WinOffice Kft. az érintettek általa kezelt adatait kizárólag a jogszabályokban meghatározott esetekben, és az arra jogosult hatóságok részére továbbítja, az érintett ügyének intézése érdekében.
6. Adatfeldolgozók igénybevétele
A WinOffice Kft. az általa kezelt személyes adatok vonatkozásában adatfeldolgozót nem vesz igénybe.
7. Az adatkezelés módja
A WinOffice Kft. ügyfeleinek személyes adatait elsősorban elektronikus úton, informatikai eszközök segítségével rögzíti, tárolja. A nyomtatott dokumentumok – számlák, szerződések, árajánlatok, stb. – esetében az adatkezelés saját munkavállalók bevonásával, a személyes adatok védelmének biztosítása mellett történik.
A munkafolyamatokba épített ellenőrzés, valamint az alkalmazott irat és ügykezelési előírások együttesen biztosítják azt, hogy a tárolt személyes adatokhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá, az ne semmisülhessen meg, és az adatkezelés teljes folyamata alatt az érintettek jogérvényesítésének lehetőséges biztosított legyen.
8. Az érintettek jogai
Az érintett adatainak kezelésére vonatkozó jogalaptól függetlenül személyes adataik kezelése során bármikor jogosultak tájékoztatást kérni a rájuk vonatkozó személyes adatokról. Kérhetik a hibás adatok kijavítását, helyesbítését, módosítását, illetve azok kezelésének korlátozását, élhetnek adataik letiltásával, azok törlését, vagy másik adatkezelő részére történő továbbítását is kérhetik.
A marketing célú hírlevélre regisztráló ügyfelek szintén jogosultak tájékoztatást kérni a rájuk vonatkozó személyes adatokról, kérhetik a hibás adatok helyesbítését, módosítását, illetve az adatkezeléshez adott hozzájárulásukat bármikor visszavonhatják, élhetnek adataik letiltásával, azok törlését, vagy másik adatkezelő részére történő továbbítását is kérhetik. A korábban adott beleegyező nyilatkozat visszavonása vagy a kapcsolat felvételi csatornákban beállt változás esetén a visszavonás hatálya a korábban folytatott adatkezelési művelteket azonban nem érinti.
Az érintett hozzáférési joga
Önnek, mint érintettnek joga van hozzá, hogy kérésére információt kapjon arról, hogy az adott adatkezelő milyen személyes adatait, milyen célból kezeli, azokat kinek, milyen célból továbbítja, milyen időtartamig történik a kezelés, és milyen jogai vannak az adatkezeléssel kapcsolatban, valamint milyen fórumokon tehet panaszt abban az esetben, ha megítélése szerint nem jogszabályokban szerint történik adatainak kezelése.
A helyesbítéshez való jog
Amennyiben azt tapasztalja, hogy személyes adatai kezelése során pontatlan adatok kerülnek kezelésre úgy kérheti azok kijavítását, hiányosan kezelt adatai kiegészítését.
A törléshez való jog (az elfeledtetéshez való jog)
Személyes adatai kezelése során kérheti az adatkezelőtől, hogy amennyiben az adatkezelés alapja megszűnt, vagy annak nincs, illetve nem volt jogalapja, vagy a korábban e tárgyban adott beleegyező nyilatkozatát visszavonta, vagy az adatkezelőt az adatok törlésére jogszabály kötelezi személyes adatai törlését.
Elfeledtetéshez való joga szerint amennyiben az adatkezelő nyilvánosságra hozta személyes adatát, úgy meg kell tennie az ésszerűen elvárható lépéseket annak érdekében, hogy a további adatkezelőket tájékoztassa az adatról készített másolatok, másodpéldányok törlésére vonatkozó igényéről.
Az adatkezelés korlátozásához való jog
Joga van hozzá, hogy a tárolt személyes adatainak pontosságának, az adatkezelés jogellenességének kivizsgálásáig kérje adatai korlátozott kezelését, illetve ahhoz, hogy amennyiben adataira jogi igényének előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, vagy védelméhez szükséges a kezelő ne törölje azokat.
Az adathordozhatósághoz való jog
Jogosult, hogy géppel jól olvasható formában személyes adatait a kezelőtől megkapja, azokat harmadik fél rendelkezésére bocsátsa, illetve az adatok közvetlen továbbítását kérje harmadik fél részére.
A tiltakozáshoz való jog
Ha az adatkezelés az adatkezelő, vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, vagy arra közérdekből, vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében kerül sor, úgy joga van adatai kezelésével kapcsolatba tiltakozását kifejezni. Ebben az esetben az adatkezelő adatait csak akkor kezelheti tovább, ha bizonyítja azt, hogy adatai kezelését olyan okok indokolják, melyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival, szabadságaival szemben.
Amennyiben személyes adatainak kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, úgy bármikor tiltakozhat azok e célból történő kezelése miatt. Ebben az esetben adatait ilyen célból tovább kezelni nem lehet. A fentiek a profilalkotásra is vonatkoznak.
Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást
Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené. Az előzőek nem alkalmazhatók abban esetben, ha minderre az érintett és az adatkezelő közötti szerződéskötés érdekében kerül sor, vagy az adatkezelőre vonatkozó, de az érintettre is megfelelő érdekvédelmi szabályokat megállapító jogszabályi előírás miatt kerül sor, vagy az az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul.
Az érintett az adatkezeléssel kapcsolatos kérdésekben személyes a WinOffice Kft. 6000 Kecskemét, Gyenes tér 11. szám alatti székhelyén, levélben az előző címre megküldött levélben, e-mailben az laszlo.tormasi@spotjuke.com címre küldött e-mailben, telefonon a +36 70 450 1001 telefonszámon érdeklődhetnek, illetve adatkezeléssel kapcsolatos észrevételüket, igényüket ezeken a kapcsolattartási pontokon jelezhetik.
9. Jogorvoslati lehetőségek
Az érintett az adatai kezelésével kapcsolatosan panaszt tehet a WinOffice Kft. 6000 Kecskemét, Gyenes tér 11. szám alatti székhelyén, levélben az előző címre megküldött levélben, e-mailben az laszlo.tormasi@spotjuke.com címre küldött e-mailben, telefonon a +36 70 450 1001 telefonszámon.
Az érintett a fentieken túl panasszal fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c) vagy peres eljárást kezdeményezhet a lakóhelye (tartózkodási helye) szerint illetékes bíróságon.
Kecskemét, 2021. május 17-én.
Tormási László Tamás
ügyvezető igazgató